Hledám nový účetní software



Nešťastný účetní hledající nový účetní program

Moderní účetní software je součástí celého informačního systému, tedy platformy na které stojí většina procesů ve firmě. Od nákupu zboží či materiálu, přes výrobu, distribuci až po expedici zákazníkovi. Z tohoto obecného pohledu je jedno, zda se firma zabývá výrobou, dodávkami zboží či služeb. Dobrý účetní program tyto procesy podporuje a vytváří jakési mazivo, které správně promazává (usnadňuje, podporuje, kontroluje) veškerá soukolí firmy. Účetní programy se samozřejmě liší, ale většinou všechny obsahují části řešící problematiku účetnictví, daně, logistiku (skladové hospodářství, objednávky, poptávky, expedice, fakturace), řízení výroby, peníze (pokladny, banky), mzdy a další. Zjednodušeně lze hovořit o částech finanční účetnictví, logistika, výroba, mzdy.



Proč hledáte nový učetní program?

Cesta k novému účetnímu programu

Důvody, proč věnovat čas, peníze a nemalé úsilí výběru nového účetního programu je dobré si předem definovat a alespoň napsat na papír. Stejně tak je vhodné si napsat, co od něj očekávám dnes a co od něj budu očekávat za rok, za tři roky a za 5 let (jinak řečeno - kam chci svoji firmu za tu dobu posunout). Až tento papír budete mít napsaný, přepište jej na druhý papír, ale tentokrát setříděné podle důležitosti, tím získáte základní okruhy otázek na které je potřeba se soustředit. Podle těchto položek pak zaměřte svoji pozornost a věnujte čas jen účetním programům, které je splňují. Například, pokud plánujete během dvou let expanzi do zahraničí, nebo případný prodej firmy zahraničnímu strategickému partnerovi, je vhodné se soustředit na zahraniční programy, protože tuzemské (byť výrobci tvrdí opak) většinou na tento krok nejsou připraveny. Stejně tak, pokud Vaše firma podniká v určité vertikále (např. výroba plastových oken) je vhodné se soustředit výhradně na programy, které tuto vertikálu podporují.



Je jasné, že důvody změny účetního programu se liší,
podle toho v jakém stádiu vývoje se firma právě nachází:

Jsem-li začínající firma, nebude investice nijak veliká. Dá se očekávat, že taková firma se bude poměrně hodně měnit a s tím i požadavky na rozsah či funkce pořízeného účetního programu. Je vhodné pořídit si program, který se dá s růstem firmy zvětšovat bez rozsáhlých investic. V dnešní turbulentní době ale často nastává i potřeba rozsah a funkcionalitu účetního programu také snižovat (a tím i cenu údržby). Je nutno rozhodnout, zda si budete účetnictví dělat sami, nebo pomocí najaté účetní firmy. Pokud plánujete vést účetnictví vlastními silami, doporučujeme investovat i do školení jak zvolený program efektivně a spolehlivě ovládat (termín přiznání k DPH je jasně daný a nelze jej odložit). Začínající firma dnes také může s výhodou využít moderních cloudovych služeb - pronajmout si účetní program i se službami externí účetní firmy. Pak je možné používat logistickou část systému (sklady, fakturaci, pokladny), účetní a daňovou práci pak přenechat na účetní firmě. Navíc finanční investice je v tomto případě většinou dána jen pořízením počítače a pak paušální platbou v řádu stokorun měsíčně.



Pozor. Na co si dát pozor

Již rozběhnutá firma, ale řeší jiné problémy - jedním z nich bývá to, že současný systém  nemá dostatečnou podporu ze stany dodavatele. Účetní program bez podpory je jako auto bez servisu - nějakou dobu bude jezdit bez problémů, ale časem jezdit přestane. Každá firma se v čase mění, roste nebo optimalizuje, dá se tomu říkat jakkoliv. Pokud těmto změnám nedokážete váš informační systém přizpůsobit, významně se snižuje jeho efektivita a užitečnost a tím i konkurence schopnost Vaší firmy. Dnešní systémy jsou rozsáhlé, obsahují desítky člověkoroků vývoje, není možné ani efektivní zkoušet metodou pokusů a omylů, nebo studiem rozsáhlých návodů, jak a co nastavit. Mnohem jednodušší a (když spočítáte i strávený čas) také levnější, je prodiskutovat předpokládané změny s dodavatelem daného programu. V případě, že dodavatel vašeho účetního programu neumí (nebo nechce) takové služby poskytovat, je nejvyšší čas poohlédnout se po jiném. V tomto případě mohou být zajímavé modulární systémy, které jsou dodávány několika různými partnery - pokud nejsme spokojeni s aktuálním dodavatelem, je možné vybrat jiného, aniž by bylo nutno měnit vlastní celý informační systém.



Jednoznačným důvodem pro změnu účetního programu je fakt, že firma se rozrostla či změnila natolik, že současný informační systém již nedostačuje jejím potřebám. Pokud už nějaký systém používáte, je vhodné sestavit soupis funkcí, které používáte běžně a současný systém je tedy umí, a pak soupis funkcí, které současný program neumí vůbec, nebo jen komplikovaně. Při výběru nového účetního programu je pak potřeba projít oba seznamy. Často se stává, že po implementaci nového programu se teprve zjistí, co všechno původní program uměl dobře, takže nikoho nenapadlo se zeptat, jestli nový program to umí také.



remcající zaměstnaci

Některé běžně fungující firmy řeší i problém "remcající zaměstnanci". Někteří pracovníci si stěžují, že současný informační systém jim neumožňuje dělat jejich práci správně, rychle efektivně atd. Aby majitelé vyhověli, přistupují k myšlence: "Ať si nějaký systém sami vyberou, já jim ho koupím a pak nebudou moct remcat!". Pokud výběr účetního programu výhradně necháte na lidech, kteří s ním mají pracovat, nutně bude každý z nich hájit svoji oblast. Nejvíce remcající pak většinou "překřičí" mlčící většinu a doporučí program, který se jim nejvíce líbí. Ale žádný z nich přece nemůže vědět, jaké záměry má vedení firmy. Málokdo je schopen správně vyhodnotit co je důležité pro celek, co je důležité pro všechny ostatní lidi ve firmě a co je důležité pro ně. Jakmile management předá odpovědnost za výběr informačního systému na jednotlivé pracovníky, zbavuje se tím vlastní odpovědnosti za strategické rozhodnutí o budoucnosti firmy. V mnoha případech je ten nejvíce remcajicí zvyklý (umí v něm pracovat) na nějaký jiný systém a je pro něj jednodušší nadávat, místo toho, aby se naučil pracovat se stávajícím programem. V nejhorším (byť velmi častém) případě, je ten remcající přímo navázaný na určitý účetní program a pak jsou jeho doporučení zcela zkreslená. Informační systém se nevybírá proto, aby plně vyhovoval pár lidem ve firmě, musí podporovat všechny nebo alespoň většinu. Je to jeden ze základních pilířů firmy, stoji na něm jak rychle, efektivně a bezchybně firma pracuje. Jeho zavedení stoji velké množství času a peněz, není možné jej měnit každého půl roku. Proto je potřeba jej vybírat tak, aby vyhovoval co největšímu počtu lidí ve firmě a to dnes, zítra, za 3 i za 5 let. Toto rozhodnutí je výhradně a jedině v kompetenci managementu firmy.



Gratulace k výběru účetního programu

I v oblasti dodávek informačních systémů, jejichž součástí je účetní program, platí obecné obchodní pravidlo: "Stejně velcí kupují od stejně velkých". Pokud Váš účetní program a jeho dodavatel roste s Vámi, mělo by to být v pořádku. Pokud ale dodavatel zůstal někde jinde, nebo naopak předběhl Vaši firmu a vyrostl daleko rychleji, nemusí spolupráce vždy fungovat k obapolné spokojenosti. Malý dodavatel není vždy schopen dostatečně rychle reagovat na měnící se podmínky, velký naopak nedokáže naslouchat jednotlivým uživatelům a nutí jim svoje představy o tom jak má systém pracovat.


Závěrem je nutno přiznat, že výběr a nasazení nového účetního programu potažmo celého informačního systému je komplikovaná záležitost, která vždy výrazným způsobem zasáhne do činnosti firmy. Je jen na Vás jestli to bude katastrofa nebo příležitost, obojí je možné a hranice mezi těmito dvěma výsledky je velmi tenká.